We zitten met onze opdrachtgever van HR aan tafel en het woord proactief valt regelmatig. “Juist nu het vak zo verandert, vinden wij het belangrijk dat ze zich proactief opstellen, initiatief nemen en vooruit denken. Dat ze de informatie meer gaan ophalen ipv afwachten en dat ze hun verantwoordelijkheid hierin nemen”.
‘Leuke opdracht!’ zeggen we tegen elkaar. Aan de slag met het secretariaat, ze laten inzien welke bijdrage ze kunnen leveren aan managers en aan de organisatie. De aansluiting vinden met de business. Hoe ze meer onderdeel kunnen uitmaken van de business en hun bijdrage kunnen vergroten. Het verschil maken! Yes!
We leren ze wat wel en wat niet, we leren ze wat urgent is, wat dringend, we leren ze grenzen stellen, prioriteiten stellen. Hoe ze met elkaar als team kunnen samenwerken, kunnen ontwikkelen, kunnen groeien. Aan het einde van de sessie, zijn ze in beweging gezet en gaan ze enthousiast terug naar de werkvloer.
Maar dan….eenmaal terug op de werkvloer wordt het enthousiasme al vrij snel de kop ingedrukt. “Anders werken? Prioriteiten stellen? Grenzen aangeven? Jullie waarde vergroten? Nee joh, ga gewoon weer lekker aan het werk en doe wat je altijd al hebt gedaan. Een beetje inbreng is OK, maar zoveel is ook weer niet nodig hoor!’
De managers/partner vinden het eigenlijk maar niets, al die veranderingen. Zij zien helaas onvoldoende meerwaarde en kunnen dit op lange termijn niet echt overzien. Het is hen ook niet helemaal duidelijk wat het hen oplevert. En dat is jammer. Een gemiste kans voor de organisatie, een gemiste kans voor de manager en last but not least, een gemiste kans voor de management ondersteuners die gedesillusioneerd achterblijft.
Het krijgen van commitment vanuit de business is daarom ontzettend belangrijk voordat je met het secretariaat aan de slag gaat, ofwel met een Leergang ofwel met Workshops. Als de business ook de meerwaarde inziet van de toegevoegde waarde van een modern secretariaat en ook mee wil gaan in de veranderingen, heeft het een grotere kans van slagen. Dan zorg je ook daadwerkelijk voor een verandering waar zowel het management als het secretariaat baat bij heeft!