De meeste trainingen en workshops die wij geven hebben betrekking op samenwerking; zorgen dat secretaresses of secretariaten beter met elkaar gaan samenwerken. Ook niet zo gek natuurlijk doordat organisaties steeds meer veranderen in matrixorganisaties, waarin je steeds meer op basis van projecten met elkaar samenwerkt.
En natuurlijk de functie van secretaresse die aan het veranderen is: het nieuwe werken, het plaats- en tijdsonafhankelijk werken, flexwerken, het werken in secretaresse pools of in elk geval los van de afdelingen. Je moet en gaat dus op een andere manier met elkaar samenwerken en dat valt in de praktijk vaak niet mee. Wij willen jou en je team een 5-tal tips geven.
1. Richting én uitdaging!
Als je als secretaresse niet exact weet waarom je doet wat je doet, dan doe je je werk zoals jij denkt dat het goed is maar misschien zonder visie en focus. Het is daarom belangrijk dat je als team doelen bepaald. Het liefst doelen die van toegevoegde waarde zijn voor de eindgebruiker en/of de organisatie (zoals kwaliteit, service- of klantgerichtheid). Zorg ervoor dat de doelen helder gecommuniceerd worden en iedereen betrokken wordt.
2. Leer elkaar kennen!
Ieder mens is uniek! Gelukkig maar want stel je voor… Dus logisch dat een team dan ook bestaat uit een mix van unieke persoonlijkheden en talenten. Stel je als team de vraag welke vaardigheden, kennis en talenten nodig zijn om richting te geven én de uitdaging aan te gaan en welke reeds aanwezig zijn in het team. Tijdens onze workshops maken wij vaak gebruik van Belbin teamrollen waarbij verschillende natuurlijke talenten in kaart worden gebracht. Vervolgens wordt inzichtelijk op welke manier elk teamlid een waardevolle bijdrage levert aan het functioneren van een team.
3. Goede werksfeer
Zo belangrijk, een goede sfeer! Wie het leuk heeft met elkaar, werkt fijner samen. Maak dus lol met elkaar en neem af en toe de tijd samen sociale activiteiten te ondernemen. Benadruk ook wat goed gaat in het team, dat motiveert! Uiteindelijk zorgt een goede sfeer ervoor dat iedereen met plezier naar z’n werk gaat en boek je als team meer en sneller succes bij het behalen van de teamdoelen.
4. Open Communicatie
Praat met elkaar (en niet over elkaar) en geef elkaar rechtstreeks feedback. Doe dit constructief, met respect naar elkaar en probeer onbevangen te luisteren en open te staan voor verbeteringen. Besef dat niet iedereen gelijk is en dat sommigen wat onzeker kunnen zijn, verlegen of gewoonweg wat meer tijd nodig hebben om een mening te vormen. Voor deze mensen is het belangrijk te leren hun mening onder woorden te brengen. En voor de overige teamleden om te accepteren dat sommige mensen wat meer tijd nodig hebben om zich uit te spreken.
5. Reflectie
Tot slot werkt het goed om af en toe met elkaar de tijd te nemen om terug te kijken op de samenwerking, daarvan te leren en met elkaar eventueel nieuwe afspraken te maken. Wat hebben we bereikt, wat ging er goed, waar zijn we trots op, welke complimenten kregen we als team? Wat ging er minder, wat kan beter?
Nog meer tips?
Wij zouden het leuk vinden als je in het commentaarveld hieronder aangeeft welke van de tips hierboven jullie als team al gebruiken, en welke ervan je nog kunt verbeteren in jouw team. En als je nog een andere tip hebt om de samenwerking te bevorderen … we zijn benieuwd om van jou te horen!
Kunnen jullie wel een beetje hulp gebruiken?
Wij helpen jullie heel graag en doen dat door al deze aspecten te behandelen. Wij brengen dan in kaart wat de unieke kwaliteiten zijn van elke management ondersteuner in jullie team en hoe de sociale verhoudingen liggen tussen de verschillende teamleden. Maar ook wat jullie bijdrage is aan de organisatie en hoe jullie hierin doelen kunnen stellen. Na deze stap hebben jullie een goed inzicht en weten jullie goed te anticiperen op:
- Waar de individuele talenten liggen binnen het team
- Welke unieke bijdrage elke management ondersteuner levert aan het team
- Welke kennis en vaardigheden aanwezig zijn in het team
- Waarom je reageert zoals je reageert op sommige teamleden en leer je hoe je dit kunt omzetten naar effectief gedrag
- Waar jullie uitdagingen liggen
- Welke bijdrage jullie kunnen leveren aan de organisatie
- Wat jullie gezamenlijk doel is
Lees verder wat ons trainingsprogramma of onze workshops voor jou en/of jullie kunnen betekenen. Of neem direct contact met ons op via: 06- 50243003.
Een mooi voorbeeld van een effectieve samenwerking!
In dit filmpje zie je hoe de verschillende eigenschappen en talenten van ieder teamlid worden ingezet om het uiteindelijke doel te verwezenlijken! Kijk hoe zij dit doen!
Wil je op de hoogte blijven van ons en/of ons aanbod? Registreer je dan hier voor onze nieuwsbrief.